未中标单位的投标文件是否需要保存？

问：我们是政府采购代理公司，保存的招投标文件太多，已经达到需要委托第三方保管的地步。现在很多工程采购项目投标人比较多，没有通过资格审查或者没有中标的投标文件是否可以不保存或者保留至项目履约验收？

答：《政府采购法》第四十二条第一二款规定“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。”

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第七十六条规定“采购人、采购代理机构应当建立真实完整的招标采购档案，妥善保存每项采购活动的采购文件。”

根据上述相关规定，未中标单位的投标文件属于应当保存的采购文件范围。同时，正如财政部国库司等部门编著的《<中华人民共和国政府采购法实施条例>释义》关于采购文件的解释，“除《政府采购法》第四十二条第二款所列举采购文件外实践中还有两类重要的采购文件，即招标、谈判、询价、磋商、资格预市公告以及招标文件、谈判文件、询价通知书、磋商文件、资格预审文件的澄清、修改、补充文件”。前述文件均应按照相关规定予以保存。

针对政府采购活动产生的档案资料多、保存时间长、保存成本高等问题，《政府采购法实施条例》第四十六条规定已经给出解决之道，即政府采购法第四十二条规定的采购文件，可以用电子档案方式保存。

来源：招标采购法律智库